一、收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

（一）学院办公室要做好签收工作，对来文逐件清点，重要的逐页查点，对紧急公文还要注明签收时间。

（二）公文签收后要认真进行登记，将公文标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以便查询。

未经学院办公室登记直接报送领导的公文，领导同志要交学院办公室登记后再作批示。未经学院办公室登记的公文，承办部门不予办理。

（三）收到学院有关处室上报的需要办理的公文，学院办公室要进行审核。审核的重点是：是否应由该部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

（四）经审核，对符合本制度规定的公文，学院办公室要及时提出拟办意见并附有关材料送学院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的要明确主办部门。紧急公文，要明确办理时限。对不符合本细则规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由及要求。

（五）承办部门收到交办的公文后要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文要按时限要求办理，确有困难的，要及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，要及时退回学院办公室并说明理由。

（六）收到上级机关下发或交办的公文，由学院办公室提出拟办意见，送负责人批示后办理。

（七）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门要主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调；仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

（八）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人要明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（九）送院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并要及时反馈办理情况。

二、发文办理

发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、归档、销毁等程序。

（一）行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商或者利用现代通信手段等方式解决的事项，不需行文。

（二）草拟公文要符合国家法律、法规及其他有关规定，行文做到情况确实、观点明确、结构严谨、条理清楚、字词规范，篇幅力求简短。

（三）以学院名义制发的上行文，由院长签发；以学院名义制发的下行文或者平行文，由院长或者院长授权的分管副院长签发。